Dichiarazione relativa alla protezione dei dati di VIAC Invest

Questo testo si applica per analogia anche al femminile e al plurale. Edizione giugno 2022.

VIAC presta particolare importanza alla protezione dei dati. Con la presente dichiarazione sulla riservatezza, VIAC informa sul tipo, l’ambito e lo scopo dei dati personali raccolti, utilizzati ed elaborati da VIAC e informa sui diritti dell’interessato. L’entità del trattamento dei dati personali da parte di VIAC dipende principalmente dai prodotti acquistati dall’interessato e dal servizio concordato.

1. Da dove ottiene VIAC i dati personali?

Nell’ambito delle relazioni d’affari con i clienti o potenziali clienti (“Clienti”) e con le persone fisiche o giuridiche associate al cliente, VIAC tratta i dati che riceve dagli interessati (ad es. clienti, dipendenti, candidati). VIAC preleva inoltre dati da fornitori di servizi (ad es. informazioni sul credito, World-Check), da registri pubblici (ad es. registro di commercio, Foglio ufficiale svizzero di commercio) o da autorità (ad es. casellario giudiziale). In particolare, si considerano persone fisiche o giuridiche collegate: qualsiasi rappresentante autorizzato, titolari del diritto di firma, titolare effettivo, detentore del controllo, beneficiario di una specifica operazione di pagamento o qualsiasi altra persona fisica o giuridica che abbia una relazione con il cliente rilevante per il rapporto commerciale tra il cliente e VIAC.

2. Quali dati personali raccoglie e tratta VIAC?

Le categorie di dati personali che VIAC tratta includono informazioni personali (ad es. informazioni sul nome, informazioni sulla nascita, stato civile, indirizzo, interessi personali, informazioni sulla famiglia, dettagli di contatto (telefono o indirizzo e-mail), informazioni finanziarie / dati sulle transazioni (ad es. prodotti stipulati, recupero crediti, informazioni commerciali, reddito, obblighi, patrimoni, rating, conoscenza ed esperienza), Informazioni Fiscali (ad es. residenza fiscale, US-status), informazioni professionali (ad es. tipo di impiego, situazione professionale, formazione, , professione, prospettive / traguardi di carriera / formazione professionale futura), dati relativiall’utilizzo della homepage (ad es. indirizzo IP, cookie) nonché altre informazioni (procure, rapporti CRM, rapporti normativi, log-file).

È possibile che vengano elaborati dati diversi da quelli sopra citati quando viene stipulato un determinato servizio o prodotto offerto. Ciò può includere, ad esempio: Dati degli ordini, ordini di pagamento, fatturato, dati di addebito diretto, dati di documentazione, conoscenze ed esperienze di investimento in titoli, comportamento di investimento, strategia di investimento, bilanci e altri dati aziendali, buste paga, documenti fiscali, fideiussione accollata.

3. Finalità del trattamento

VIAC raccoglie, archivia ed elabora solo i dati personali necessari per raggiungere uno scopo specifico. I dati personali sono trattati in particolare per le seguenti finalità:

In relazione all’attività del cliente, ossia per poter fornire i prodotti e i servizi offerti da VIAC, ad esempio nella procedura di registrazione del cliente, per l’amministrazione del rapporto con la clientela, per l’espansione del legame di affari.
In relazione a Risk, Legal & Compliance, ossia per poter adempiere agli obblighi legali e normativi, ad esempio in base all’Accordo sul Codice di Condotta Bancario (CDB), alla Legge Antiriciclaggio (AMLA), alle leggi fiscali, per prevenire e individuare reati penali, per rispondere a procedimenti, richieste o indagini effettive e potenziali da parte delle autorità preposte all’applicazione della legge, alla divulgazione di dati alle autorità fiscali, alle autorità di vigilanza finanziaria e ad altri organismi governativi o normativi.
In relazione al marketing, ossia per migliorare i prodotti e i servizi offerti o per poter lanciare nuovi prodotti e servizi, ad esempio attraverso il marketing diretto, l’invio di newsletter, la gestione degli abbonamenti, le ricerche di mercato, il funzionamento del sito web, le presenze sui social media;
In relazione alle risorse umane, cioè per poter assicurare il compito amministrativo e informativo della gestione del personale, ad esempio attraverso l’amministrazione del personale e degli stipendi, ecc.
In relazione alla finanza, alla logistica e alle operazioni, ossia per poter garantire le ordinarie operazioni commerciali, ad esempio in materia di finanza e contabilità, videosorveglianza e controllo degli accessi, gestione del parco macchine, monitoraggio informatico e per i servizi di posta elettronica.

4. Applicazione dei principi di protezione dei dati

VIAC tratta i dati personali in particolare nel rispetto della Legge federale sulla protezione dei dati (LDP) e dell’Ordinanza alla Legge federale sulla protezione dei dati (LDP). Nel trattamento dei dati personali, VIAC si impegna a garantire che il trattamento dei dati personali avvenga in modo lecito e nel rispetto dei principi di buona fede e proporzionalità. I dati sono trattati solo secondo le modalità indicate al momento dell’acquisizione, in quanto riconoscibili dall’interessato o secondo quanto previsto dalla legge. VIAC non tratta i dati personali in modo occulto o segreto, a meno che non lo preveda una legge. I dati personali saranno ottenuti da VIAC solo per uno scopo specifico e identificabile dall’interessato. VIAC adotta misure adeguate per garantire la correttezza dei dati personali trattati. Se dovesse risultare che i dati personali siano inesatti o incompleti, VIAC provvederà a correggerli, cancellarli o eliminarli, a meno che ciò non sia vietato dalla legge o da disposizioni normative.

Ove necessario, VIAC tratterà i dati personali sulla base dei seguenti motivi:

4.1 Prevalente interesse pubblico o privato.

VIAC tratta i dati personali per avviare o concludere un contratto, per l’adempimento degli obblighi derivanti da un contratto (ad esempio, consulenza, gestione del conto, gestione del patrimonio o esecuzione di transazioni), per l’analisi del comportamento dei clienti (compresa la profilazione), per misure volte a migliorare prodotti e servizi o per il marketing diretto.
VIAC ha anche legittimi interessi privati nel trattamento dei dati personali:

al fine di garantire o far valere i crediti di VIAC nei confronti del cliente e nella realizzazione di garanzie fornite dal cliente o da terzi (a condizione che le garanzie di terzi siano state fornite per crediti nei confronti del cliente),
nella prodecura di recupero dei crediti da parte di VIAC nei confronti del cliente,
nei controlli e nelle indagini di VIAC presso le agenzie di informazioni creditizie e le autorità pubbliche,
in caso di controversie legali tra VIAC e il cliente,
nel caso di richieste di informazioni per gli aventi diritto in caso di mancato contatto o comunicazione.

4.2 Base giuridica

VIAC è obbligata a trattare i dati personali sulla base di diversi fondamenti giuridici. Si tratta, in particolare, di obblighi derivanti dal diritto di vigilanza (ad es. FINMAG, LlCol, FIDLEG, FINMA-RS); obblighi legali di prevenzione del riciclaggio di denaro o di lotta contro la frode (ad es. CDB, LRD) nonché leggi fiscali (ad es. legge FATCA, legge AEOI) e obblighi di archiviazione.

4.3 Consenso

Se per il trattamento dei dati personali è necessario il consenso, VIAC lo richiederà alla persona interessata. Il consenso concesso può essere revocato in qualsiasi momento. Tale revoca avrà effetto solo dal momento in cui sarà ricevuta da VIAC e non pregiudicherà la legittimità del trattamento dei dati personali fino al momento della revoca. Possono esserci ragioni (ad esempio, basate su una legge) che rendono necessario il trattamento dei dati personali nonostante la revoca.

5. Durata di conservazione dei dati personali

VIAC elabora e conserva i dati personali per il tempo necessario a raggiungere lo scopo per cui sono stati raccolti o per adempiere a obblighi contrattuali, legali o normativi.

Se i dati personali non possono essere cancellati, vengono adottate misure tecniche e organizzative per garantire che

vengono implementate procedure tecniche e organizzative per assicurare l’integrità dei dati, in particolare per garantire l’autenticità e l’integrità dei dati o dei documenti (ad esempio, firma digitale o marca temporale). Inoltre, si accerta che i dati non possano essere modificati successivamente senza che ciò sia rilevabile;
il contenuto dei dati può essere rintracciato in qualsiasi momento;
la registrazione e la documentazione degli accessi e dei login avviene tramite “log file”.

6. Diritti di protezione dei dati

L’interessato ha diritto all’informazione, alla rettifica, alla divulgazione dei dati, al trasferimento dei dati, alla cancellazione e all’opposizione ai dati personali raccolti, a condizione che non vi siano obblighi contrattuali o legali contrari. Inoltre, l’interessato può chiedere che venga vietato un certo trattamento dei dati o che venga vietata una certa divulgazione dei dati personali a terzi.

7. Destinatari dei dati personali

I dati personali saranno trattati solo da coloro che all’interno di VIAC ne hanno bisogno per adempiere a obblighi contrattuali o legali. Se necessario, anche i fornitori di servizi (ad esempio i partner di outsourcing) e le terze parti avranno accesso ai dati. In questo contesto, vengono rispettati il segreto professionale e altre disposizioni di legge.

I fornitori di servizi e le terze parti come destinatari dei dati personali possono essere, ad esempio:

altre società del Gruppo
elaboratori di ordini e altri fornitori di servizi
clienti
autorità pubbliche (ad esempio, agenzie governative), nella misura in cui ciò sia richiesto dalla legge o dalle autorità pubbliche
altri dipartimenti interni, ad esempio Finanza, Risorse Umane, Compliance

VIAC utilizza un software di terzi per l’identificazione dei clienti. Questo software viene utilizzato per verificare il documento d’identità ufficiale e confrontarlo con quello del cliente. Ciò soddisfa i requisiti di legge e garantisce la corretta identità del cliente. I dati rimangono in Svizzera e vengono elaborati dal fornitore terzo solo per eseguire il processo di identificazione e vengono cancellati dopo 90 giorni. Il cliente può richiedere in qualsiasi momento la cancellazione dei propri dati al fornitore terzo contattando VIAC, che provvederà a far cancellare i dati dal fornitore terzo. Tutti i dati del processo di identificazione vengono trasmessi a VIAC dal fornitore terzo e rimangono archiviati presso VIAC in conformità alle disposizioni di legge.

VIAC utilizza il software di un fornitore terzo per garantire la conformità alla legge antiriciclaggio (LRD). Questo software serve a verificare se il cliente è una persona politicamente esposta ai sensi della legge antiriciclaggio o una persona soggetta a sanzioni. Ciò corrisponde ai requisiti di legge e protegge la reputazione della piazza finanziaria svizzera. A tal fine, il fornitore terzo all’estero elabora alcuni dati del cliente (nome, cognome, data di nascita, paese di domicilio e nazionalità).

8. Trasferimento dei dati all’estero

Qualora i dati vengano comunicati all’estero, VIAC deve notificare lo Stato o l’organismo internazionale e, se necessario, le garanzie secondo l’articolo 16 cpv. 2 LADP o l’applicazione di un’eccezione ai sensi dell’articolo 17 LADP.

Se i dati personali vengono trasferiti all’estero, ciò avviene in conformità alle disposizioni di legge e laddove necessario per l’adempimento del contratto (ad es. obblighi di rendicontazione fiscale). Se si ricorre a fornitori di servizi all’estero, questi sono tenuti a rispettare la legge sulla protezione dei dati.

9. Cos’è Profiling e cos’è una decisione individuale automatica?

VIAC elabora i dati personali in alcuni casi automaticamente per valutare aspetti personali (profilazione). Ciò può accadere, ad esempio, nei seguenti casi:

Nel contesto dell’obbligo legale di combattere il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo, attraverso il monitoraggio e la valutazione delle operazioni di pagamento.
Al fine di informare il cliente su servizi e prodotti su misura per lui attraverso la pubblicità, possiamo utilizzare strumenti di valutazione nell’ambito delle misure di marketing diretto.
Al fine di determinare l’affidabilità creditizia del cliente mediante calcoli di probabilità.

VIAC si riserva il diritto di trattare in futuro i dati personali in modo automatizzato per creare profili di clienti, prevedere sviluppi e identificare caratteristiche e tratti personali in relazione all’interessato (profilazione). VIAC può utilizzare i profili dei clienti creati, ad esempio, per mettere a disposizione del cliente offerte e informazioni. Se l’interessato è un cliente VIAC, acconsente al trattamento dei dati in questo contesto.

10. Protezione dei dati personali

La protezione dei dati personali ha la massima priorità per VIAC. I dati personali possono essere soggetti al segreto professionale e/o al segreto bancario. I dati personali sono trattati in modo strettamente confidenziale e protetti dall’accesso di terzi non autorizzati. Le persone che non sono soggette a un obbligo di riservatezza non hanno accesso ai dati personali raccolti. VIAC garantisce inoltre che i destinatari dei dati personali rispettino le disposizioni sulla protezione dei dati applicabili.

11. Dati di contatto del responsabile

Il responsabile del trattamento dei dati personali è:

VIAC
Innere Margarethenstrasse 2, 4051 Basilea, Svizzera
0800 80 40 40
info@viac.ch

Basilea, 1° gennaio 2024