Déclaration de protection des données VIAC Invest

Ce texte s’applique par analogie aussi aux personnes de sexe féminin et à un pluriel de personnes. Edition juin 2022.

La protection des données revêt une importance particulière pour VIAC. Par la présente déclaration de protection des données, VIAC informe sur la nature, l’étendue et la finalité des données personnelles collectées, utilisées et traitées par VIAC, ainsi que sur les droits de la personne concernée. L’étendue du traitement des données personnelles par VIAC dépend essentiellement des produits achetés par la personne concernée et de la prestation de service convenue.

1. D’où VIAC obtient-elle les données personnelles?

Dans le cadre des relations commerciales avec des clients ou des clients potentiels (« clients ») et des personnes physiques ou morales liées au client, les données traitées sont celles que VIAC reçoit de la personne concernée (p. ex. clients, collaborateurs, candidats). VIAC reçoit également des données de prestataires de services (p. ex. renseignements sur le crédit, World-Check), de registres publics (p. ex. registre du commerce, Feuille officielle suisse du commerce) ou d’autorités (p. ex. casier judiciaire). Sont notamment considérées comme des personnes physiques ou morales liées: tout mandataire, signataire autorisé, ayant droit économique, détenteur du contrôle, bénéficiaire d’une opération de paiement déterminée ou toute autre personne physique ou morale ayant une relation avec le client qui est pertinente pour la relation d’affaires entre le client et VIAC.

2. Quelles sont les données personnelles collectées et traitées par VIAC?

Les catégories de données personnelles traitées par VIAC comprennent les informations personnelles (par ex. informations sur le nom, informations sur la naissance, état civil, adresse, intérêts personnels, informations familiales, coordonnées (téléphone ou adresse e-mail), informations financières / données de transaction (par ex. produits conclus, poursuites, renseignements commerciaux, revenus, engagements, patrimoine, rating, connaissances et expérience), informations fiscales (par ex. résidence fiscale, statut américain), informations professionnelles (par ex. type d’emploi, position professionnelle, formation, , profession, perspectives / objectifs professionnels / formations continues), données lors de l’utilisation du site Internet (par ex. adresse IP, cookies) ainsi que d’autres informations (procurations, relations CRM, relations réglementaires, log-file).

Il est possible que d’autres données que celles mentionnées ci-dessus soient traitées lors de la conclusion d’un service ou d’un produit particulier. Il peut s’agir par exemple de: données relatives aux commandes, ordres de paiement, chiffres d’affaires, données relatives aux prélèvements automatiques, données documentaires, connaissances et expériences en matière d’investissement en valeurs mobilières, comportement d’investissement, stratégie d’investissement, bilans et autres données commerciales, fiches de paie, documents fiscaux, garanties acceptées.

3. Finalités du traitement

VIAC ne collecte, n’enregistre et ne traite que les données personnelles qui sont nécessaires à la réalisation d’un objectif précis. Les données personnelles sont notamment traitées pour les finalités suivantes:

En relation avec les affaires des clients, c’est-à-dire pour pouvoir mettre à disposition les produits et services proposés par VIAC, par exemple dans le cadre de la procédure d’admission des clients, pour la gestion de la relation commerciale, pour le développement de la relation commerciale.
En relation avec le risque, le juridique et la conformité, c’est-à-dire pour pouvoir satisfaire aux obligations légales et réglementaires, par exemple sur la base de la Convention relative à l’obligation de diligence des banques (CDB), de la loi sur le blanchiment d’argent (LBA), des lois fiscales, pour prévenir et détecter des délits, pour répondre à des procédures réelles et potentielles, à des demandes ou à des enquêtes des autorités de poursuite pénale, pour divulguer des données aux autorités fiscales, aux autorités de surveillance financière et à d’autres autorités gouvernementales ou de surveillance.
En rapport avec le marketing, c’est-à-dire pour améliorer les produits et services proposés ou pour pouvoir lancer de nouveaux produits et services, par exemple au moyen du marketing direct, de l’envoi de newsletters, de la gestion des abonnements, d’études de marché, de l’exploitation du site web, de la présence sur les médias sociaux;
En rapport avec la gestion du personnel, c’est-à-dire pour pouvoir assurer la tâche administrative et informative de la gestion du personnel, par exemple par l’administration du personnel et des salaires, etc.
En rapport avec les finances, la logistique et l’exploitation, c’est-à-dire pour pouvoir assurer le bon fonctionnement de l’entreprise, par exemple dans le domaine des finances et de la comptabilité, de la surveillance vidéo et des contrôles d’accès, de la gestion de la flotte, de la surveillance informatique et des services de messagerie.

4. Application des principes de protection des données

VIAC traite les données personnelles en tenant compte notamment de la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et de l’ordonnance relative à la loi fédérale sur la protection des données (OLPD). Ce faisant, VIAC vérifie, lors du traitement des données personnelles, que celles-ci sont traitées de manière légale ainsi que conformément au principe de la bonne foi et de la proportionnalité. Les données ne sont traitées que de la manière indiquée lors de leur collecte, de la manière reconnaissable pour la personne concernée ou de la manière prévue par une loi. VIAC ne traite pas les données personnelles de manière cachée ou secrète, à moins qu’une loi ne le prévoie. Les données personnelles ne sont collectées par VIAC que dans un but précis et identifiable par la personne concernée. VIAC s’assure par des mesures appropriées que les données personnelles traitées sont exactes. S’il s’avère que les données personnelles sont incorrectes ou incomplètes, VIAC les rectifiera, les effacera ou les supprimera, sauf si une loi ou des dispositions réglementaires l’interdisent.

Si nécessaire, VIAC traite les données personnelles sur la base des motifs suivants:

4.1 Intérêt public ou privé prépondérant

VIAC traite des données personnelles pour l’initiation ou la conclusion d’un contrat, pour l’exécution des obligations découlant d’un contrat (p. ex. conseil, tenue de compte, gestion de fortune ou exécution de transactions), pour l’analyse du comportement du client (y compris le profilage), pour des mesures visant à améliorer les produits et les services ou pour le marketing direct.

VIAC a en outre des intérêts privés légitimes à traiter des données personnelles:

pour garantir ou faire valoir les droits de VIAC à l’égard du client et lors de la réalisation de garanties du client ou de tiers (dans la mesure où les garanties de tiers ont été constituées pour des droits contre le client),
lors du recouvrement de créances de VIAC envers le client,
lors de contrôles de solvabilité et de recherches effectuées par VIAC auprès d’organismes d’information sur le crédit et d’autorités,
lors de litiges judiciaires de VIAC avec le client,
lors de recherches d’ayants droit en cas d’absence de contact ou de nouvelles.

4.2 Base légale

VIAC est tenue de traiter des données personnelles en vertu de différentes bases légales. Il s’agit notamment d’obligations prudentielles (p. ex. LFINMA, LPCC, FIDLEG, Circ. FINMA); d’obligations légales visant à prévenir le blanchiment d’argent ou à lutter contre la fraude (p. ex. CDB, LBA) ainsi que de lois fiscales (p. ex. loi FATCA, loi AIA) et d’obligations d’archivage.

4.3 Consentement

Dans la mesure où un consentement est nécessaire pour le traitement des données personnelles, VIAC le recueille auprès de la personne concernée. Le consentement donné peut être révoqué à tout moment. Une telle révocation ne déploie ses effets qu’à partir du moment où elle parvient au VIAC et n’affecte pas la légalité du traitement des données personnelles jusqu’à la révocation. Il peut y avoir des raisons (p. ex. en vertu d’une loi) qui rendent nécessaire le traitement des données personnelles malgré la révocation.

5. Durée de conservation des données personnelles

VIAC traite et conserve les données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire pour atteindre le but pour lequel les données personnelles ont été collectées ou pour remplir les obligations contractuelles, légales ou réglementaires.

Si les données personnelles ne peuvent pas être effacées, des mesures techniques et organisationnelles sont prises pour garantir que

des procédures techniques et organisationnelles soient mises en œuvre pour assurer l’intégrité des données, notamment la garantie de l’authenticité et de l’intégrité des données ou des documents (par ex. signature numérique ou horodatage). En outre, il est garanti que les données ne peuvent pas être modifiées ultérieurement sans que cela puisse être constaté;
le contenu des données soit compréhensible à tout moment
une journalisation et une documentation des accès et des connexions soient effectuées au moyen de « log file ».

6. Droits découlant de la protection des données

Il existe un droit d’accès, de rectification, de restitution des données, de transmission des données, d’effacement ainsi que d’opposition aux données personnelles collectées, dans la mesure où aucune obligation contractuelle ou légale ne s’y oppose. En outre, la personne concernée peut demander qu’un certain traitement de données soit interdit ou qu’une certaine communication de données personnelles à des tiers soit interdite.

7. Destinataires des données personnelles

Les données personnelles ne sont traitées que par les personnes au sein de VIAC qui en ont besoin pour remplir leurs obligations contractuelles ou légales. Si cela s’avère nécessaire, les prestataires de services (p. ex. partenaires d’externalisation) et les tiers ont également accès aux données. Le secret professionnel et les autres dispositions légales sont alors respectés.

Les prestataires de services et les tiers en tant que destinataires de données personnelles peuvent être par ex:

d’autres sociétés du groupe
les sous-traitants et autres prestataires de services (p. ex. fournisseurs)
clients
les organismes publics (p. ex. les autorités), dans la mesure où une obligation légale ou administrative le prévoit
autres services internes, par ex. finances, ressources humaines, compliance

Pour l’identification des clients, VIAC utilise le logiciel d’un fournisseur tiers. Ce logiciel permet de vérifier la pièce d’identité officielle et de la comparer avec celle du client. Les exigences légales sont ainsi remplies et l’identité correcte du client est garantie. Les données restent en Suisse et sont traitées exclusivement pour l’exécution du processus d’identification par le fournisseur tiers et sont effacées chez ce dernier après 90 jours. Le client peut à tout moment demander la suppression de ses données auprès du fournisseur tiers et s’adresser pour cela à VIAC, qui se chargera de les faire supprimer par le fournisseur tiers. L’ensemble des données issues du processus d’identification sont transmises à VIAC par le fournisseur tiers et restent conservées par VIAC conformément aux dispositions légales.

Pour se conformer à la loi sur le blanchiment d’argent (LBA), VIAC utilise le logiciel d’un fournisseur tiers. Ce logiciel permet de vérifier si le client est une personne politiquement exposée au sens de la LBA ou s’il s’agit d’une personne sanctionnée. Cela permet de répondre aux exigences légales et de protéger la réputation de la place financière suisse. Pour ce faire, des données client limitées (prénom, nom, date de naissance, pays de domicile et nationalités) sont traitées par le prestataire tiers à l’étranger.

8. Transmission de données à l’étranger

Si des données sont communiquées à l’étranger, la VIAC doit indiquer l’État ou l’organe international et, le cas échéant, les garanties prévues à l’article 16, 2e alinéa, LPD ou l’application d’une exception prévue à l’article 17 LPD.

Si des données personnelles devaient être transmises à l’étranger, cela se ferait dans le respect des dispositions légales prescrites et lorsque cela est nécessaire à l’exécution du contrat (par ex. obligations de déclaration fiscale). En cas de prestations de services à l’étranger, nous les obligeons à respecter la loi sur la protection des données.

9. Qu’est-ce que le profilage et qu’est-ce qu’une décision individuelle automatisée?

Dans certains cas, VIAC traite automatiquement les données personnelles afin d’évaluer des aspects personnels (profilage). Cela peut par exemple se produire dans les cas suivants:

Dans le cadre de l’obligation légale de lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, par le biais de la surveillance et de l’évaluation du trafic des paiements.
Afin d’informer le client sur des prestations et des produits adaptés à ses besoins au moyen de publicité, nous pouvons utiliser des instruments d’évaluation dans le cadre de mesures de marketing direct.
Pour déterminer la solvabilité du client au moyen de calculs de probabilité.

VIAC se réserve le droit de traiter à l’avenir les données personnelles de manière automatisée afin d’établir des profils de clients, de prédire des évolutions ainsi que d’identifier des caractéristiques et des traits personnels en rapport avec la personne concernée (profilage). VIAC peut par exemple utiliser les profils de clients créés pour mettre à disposition du client des offres et des informations. Si la personne concernée est un client de VIAC, elle consent par la présente à un traitement des données dans ce contexte.

10. Protection des données personnelles

La protection des données personnelles est une priorité absolue pour VIAC. Les données personnelles peuvent être soumises au secret professionnel et/ou au secret bancaire. Les données personnelles sont traitées de manière strictement confidentielle et protégées contre l’accès de tiers non autorisés. Les personnes qui ne sont pas soumises à une obligation de confidentialité n’ont en principe pas accès aux données personnelles collectées. De même, VIAC s’assure que les destinataires des données personnelles respectent les dispositions applicables en matière de protection des données.

11. Coordonnées du responsable

Le responsable du traitement des données personnelles est:

VIAC Invest AG
Innere Margarethenstrasse 2, 4051 Bâle
0800 80 40 40
info@viac.ch

Bâle, le 1er janvier 2024